Ein Unternehmer hat aufgrund der Kleinunternehmerregelung (wird bei Gründung im steuerlichen Erfassungsbogen gewählt) bislang die Rechnungen an die Auftraggeber ohne Ausweisung der MwSt. und mit dem Hinweis: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer.“ gestellt. Er hat im laufenden Kalenderjahr einen umsatzsteuerpflichtigen Gesamtumsatz von weniger als 22.000,- (Grenze Stand 2023) und prognostiziert im Folgejahr einen Umsatz von weniger als 50.000,-. Bei diesem Kleinunternehmerstatus ist keine Umsatzsteuervoranmeldung notwendig und die Vorsteuer auf Rechnungen, die der Unternehmer bekommt, werden nicht vom Finanzamt erstattet.
Durch Überschreiten der Kleinunternehmensgrenze zum Jahreswechsel und aufgrund einer Steuerprüfung des Finanzamts ist der Unternehmer nun verpflichtet, rückwirkend die damals nicht verrechnete Mehrwertsteuer nachträglich zu deklarieren und beim Finanzamt abzuführen – d.h.: Das Finanzamt fordert nicht nur die Nachzahlung der Umsatzsteuer, sondern verlangt auch künftig die Umsatzsteuervoranmeldung mit entsprechender Abschlagszahlung.
Für Dienstleistungen und bezogene Waren für ein Unternehmen können diese den Vorsteuerabzug geltend machen und diese Nachforderung des Unternehmers akzeptieren, da sie dem Finanzamt wiederum in Rechnung gestellt wird. Private Auftraggeber müssen die Nachberechnung nur dann bezahlen, wenn dies im Vertrag, Angebot oder der Preisvereinbarung auch ausdrücklich vereinbart wurde.
Es sollte geprüft werden, ob der zusätzliche Buchungsaufwand, die Erstellung einer korrigierten Rechnung (Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung mit Nachberechnung der Umsatzsteuer als Berichtigung, wenn die Rechnung noch nicht verbucht wurde, mit Stornorechnung bei bereits verbuchter Rechnung) und der Anruf oder die Mail an den Kunden mit Erläuterung des Versehens und der Bitte um Verständnis rechtfertigt.
Ist die Umsatzsteuernachzahlung nicht zeitnah an das Finanzamt möglich, sollte dieses um Stundung gebeten werden.